Trong ngành F&B, việc quản lý hóa đơn và chứng từ đầu vào luôn là một phần quan trọng nhưng cũng không ít thách thức đối với các nhà hàng và doanh nghiệp dịch vụ ăn uống. Khi nguồn nguyên liệu được mua từ nhiều nhà cung cấp khác nhau – từ thực phẩm tươi sống, hàng khô cho đến đồ uống và gia vị – quy trình thu thập và quản lý hóa đơn VAT có thể trở nên phức tạp, tốn thời gian và dễ phát sinh sai sót.
Không ít doanh nghiệp F&B cho biết họ từng gặp phải tình trạng hóa đơn được xuất chậm, thất lạc hoặc không đầy đủ. Trong nhiều trường hợp, bộ phận kế toán phải liên hệ với từng nhà cung cấp để yêu cầu xuất hóa đơn, theo dõi chứng từ thủ công và đối soát nhiều lần trước khi hoàn tất hồ sơ thuế.
Bài toán xuất hoá đơn trong ngành F&B. (Ảnh: Kamereo).
Những công việc này không chỉ làm tăng khối lượng hành chính mà còn khiến quá trình quản lý chi phí và quyết toán thuế trở nên khó khăn hơn.
Trong bối cảnh ngành F&B ngày càng chú trọng đến tính minh bạch và hiệu quả vận hành, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý chuỗi cung ứng và chứng từ đang trở thành một xu hướng tất yếu.
Nắm bắt nhu cầu đó, Kamereo – nền tảng cung ứng nguyên liệu dành cho doanh nghiệp F&B – đã triển khai giải pháp tự động xuất hóa đơn VAT cho các đơn hàng được đặt trên hệ thống.
Theo đó, khi doanh nghiệp đặt mua nguyên liệu thông qua nền tảng Kamereo, hóa đơn VAT sẽ được phát hành tự động trong ngày sau khi đơn hàng hoàn tất. Hệ thống hóa đơn điện tử được quản lý tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ và truy xuất khi cần.
Quy trình mua hàng và xuất hoá đơn tự động trên ứng dụng Kamereo. (Ảnh: Kamereo).
Điều này đồng nghĩa với việc các nhà hàng có thể đảm bảo rằng mọi giao dịch mua hàng đều có hóa đơn VAT đầy đủ, hạn chế tối đa những thiếu sót trong quá trình quản lý chứng từ.
Giải pháp tự động xuất hóa đơn của Kamereo mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp F&B. Trước hết, việc tự động hóa quy trình này giúp giảm đáng kể thời gian xử lý các thủ tục hành chính.
Thay vì phải liên hệ với từng nhà cung cấp để yêu cầu xuất hóa đơn, doanh nghiệp có thể nhận hóa đơn điện tử trực tiếp từ hệ thống. Điều này giúp bộ phận kế toán thuận tiện hơn trong việc tổng hợp và đối soát chi phí nguyên liệu.
Xuất hoá đơn tự động khi mua bất kỳ đơn hàng nào tại Kamereo giúp doanh nghiệp F&B tối ưu công việc kế toán. (Ảnh: Kamereo).
Bên cạnh đó, việc đảm bảo hóa đơn VAT cho mọi đơn hàng cũng góp phần nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính. Các chi phí đầu vào được ghi nhận rõ ràng, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách và chuẩn bị hồ sơ thuế một cách đầy đủ, chính xác hơn.
Đối với các chuỗi nhà hàng hoặc doanh nghiệp F&B có quy mô lớn, lợi ích của việc tự động hóa càng trở nên rõ rệt. Khi số lượng đơn hàng nguyên liệu mỗi ngày có thể lên tới hàng chục hoặc hàng trăm, việc quản lý hóa đơn theo phương thức thủ công sẽ tiêu tốn nhiều nguồn lực. Trong khi đó, hệ thống hóa đơn tự động giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình từ đặt hàng, giao nhận cho đến quản lý chứng từ.
Theo đại diện Kamereo, việc tự động xuất hóa đơn VAT chỉ là một phần trong hệ sinh thái giải pháp mà nền tảng này đang xây dựng cho ngành F&B.
Bên cạnh việc cung cấp nguồn nguyên liệu đa dạng, Kamereo còn chú trọng chuẩn hóa quy trình cung ứng thông qua các yếu tố như minh bạch nguồn gốc hàng hóa, kiểm soát chất lượng và hệ thống đặt hàng trực tuyến.
“Chúng tôi hướng tới việc xây dựng một nền tảng cung ứng tích hợp, nơi doanh nghiệp F&B có thể quản lý toàn bộ quá trình mua nguyên liệu – từ đặt hàng, giao nhận cho đến chứng từ – trên cùng một hệ thống,” đại diện Kamereo chia sẻ.
Xu hướng số hóa chuỗi cung ứng và vận hành đang ngày càng trở nên rõ nét trong ngành F&B, đặc biệt khi các doanh nghiệp phải đối mặt với áp lực tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.
Những giải pháp như tự động hóa hóa đơn, quản lý dữ liệu tập trung hay đặt hàng trực tuyến không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra nền tảng vận hành minh bạch và chuyên nghiệp hơn.
Các xu hướng số hoá hiện tại trong ngành F&B. (Ảnh: Kamereo).
Trong bối cảnh đó, việc ứng dụng công nghệ vào các khâu tưởng chừng nhỏ như xuất hóa đơn VAT lại có thể mang đến tác động đáng kể cho toàn bộ hệ thống vận hành của doanh nghiệp.
Chuẩn hóa quy trình mua hàng và quản lý tài chính
Với giải pháp tự động xuất hóa đơn VAT cho mọi đơn hàng, Kamereo đang góp phần hỗ trợ doanh nghiệp F&B chuẩn hóa quy trình mua nguyên liệu và quản lý tài chính một cách hiệu quả hơn.
Khi các quy trình hành chính được đơn giản hóa, các nhà hàng và doanh nghiệp F&B có thể dành nhiều nguồn lực hơn cho hoạt động kinh doanh cốt lõi, từ phát triển thực đơn đến nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Quy trình mua hàng tại Kamereo được chuẩn hoá và dễ dàng tra cứu với hoạt động quản lý tài chính. (Ảnh: Kamereo).
Đây cũng được xem là một bước tiến trong quá trình xây dựng hạ tầng cung ứng hiện đại cho ngành F&B tại Việt Nam, nơi công nghệ ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng lực vận hành và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
