Trước khi sử dụng nền tảng Base.vn, Nagecco đối mặt với những bài toán quen thuộc nhưng không kém phần nan giải: quy trình phê duyệt cồng kềnh, tài liệu phân tán, dữ liệu lưu trữ rời rạc. Mỗi năm, công ty thực hiện trung bình 300-500 hợp đồng và dự án, kéo theo khối lượng giấy tờ khổng lồ cần xử lý, phê duyệt và lưu trữ.
Chị Lê Anh Phương - Thư ký Ban điều hành chia sẻ: “Trước đây, sếp phải có mặt tại văn phòng mới ký được hồ sơ. Nếu đi công tác thì mọi thứ bị đình trệ. Không ít lần hồ sơ thất lạc, hoặc lưu ở đơn vị nào thì lại phải hỏi ngược từng nơi”. Những khó khăn này khiến ban lãnh đạo Nagecco buộc phải tìm kiếm một giải pháp số hóa, không chỉ để tối ưu vận hành mà còn để xây dựng một hệ sinh thái quản lý bền vững cho tương lai.
Nagecco là một trong những doanh nghiệp tiên phong quan tâm tới chuyển đổi số tại Việt Nam. Ảnh: Nagecco.
Năm 2019, khi khái niệm "chuyển đổi số" còn mới mẻ, Nagecco đã tiên phong triển khai Base.vn. Không giống các phần mềm được thiết kế riêng với chi phí cao nhưng hiệu quả chưa thực sự tối ưu, Base với cấu trúc module linh hoạt, chi phí hợp lý và giao diện thân thiện đã nhanh chóng thuyết phục đội ngũ lãnh đạo.
“Ban đầu, nhiều người hoài nghi vì Base.vn không thiết kế riêng cho ngành xây dựng. Nhưng càng làm càng thấy, cái hay là mình có thể điều chỉnh quy trình theo cách vận hành của mình, thay vì bị phụ thuộc vào phần mềm”, anh Nguyễn Côn – Phó Tổng giám đốc Nagecco, người trực tiếp dẫn dắt hành trình số hóa tại công ty, cho biết.
Từ 60 tài khoản thí điểm ban đầu, sau 6 năm, Nagecco đã mở rộng lên hơn 400 tài khoản, áp dụng ở tất cả các phòng ban, đặc biệt là các đơn vị hành chính, kế toán, kỹ thuật. Quy trình phê duyệt hồ sơ, đề xuất, đặt (booking) tài nguyên,... đều được số hóa hoàn toàn. Không còn cảnh in - ký - chờ, mà chỉ cần vài cú nhấp chuột, mọi thứ được xử lý nhanh chóng, minh bạch, và đặc biệt là không phụ thuộc vào thời gian, địa điểm.
Hiệu quả rõ ràng nhất khi triển khai Base.vn, theo anh Nguyễn Côn – Phó Tổng giám đốc Nagecco, là tăng tốc phê duyệt tài liệu và tiết kiệm đến 80% thời gian xử lý hồ sơ. Hồ sơ dự án, hợp đồng, biên bản nghiệm thu,… được lưu trữ tập trung, dễ truy xuất và theo dõi tiến độ real-time.
Chị Hoàng Thị Thúy – Admin tại một đơn vị trực thuộc chia sẻ: “Hồi trước, một hợp đồng nhiều giai đoạn thì phải lục lại hồ sơ giấy. Giờ chỉ cần mở Base.vn là xem được toàn bộ tiến trình. Các sếp đi công tác vẫn duyệt được hồ sơ từ xa. Không chỉ nâng cao hiệu quả quản trị, Base còn giúp Nagecco giảm thiểu rủi ro thất lạc tài liệu và tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ”. Đặc biệt, nền tảng còn cho phép khách hàng và đối tác truy cập để cùng phê duyệt các đề xuất dự án, tăng tính minh bạch và rút ngắn thời gian ra quyết định.
Dù hiệu quả rõ ràng, hành trình số hóa tại Nagecco không hề dễ dàng. Tâm lý e ngại thay đổi, nhất là từ những kỹ sư lớn tuổi, từng là rào cản lớn. Nhưng chính nhờ sự kiên trì của ban lãnh đạo, đặc biệt là anh Nguyễn Côn, người trực tiếp tổ chức tới 19 buổi họp với từng đơn vị để đào tạo sử dụng phần mềm Base.vn, mà “văn hóa số” dần được hình thành.
“Base.vn không phải chỉ là phần mềm. Đó là tư duy mới. Chúng tôi phải truyền cảm hứng, phải tạo niềm tin rằng: làm quen ban đầu có thể khó, nhưng kết quả xứng đáng”, chị Lê Anh Phương chia sẻ. Các admin đơn vị cũng đóng vai trò then chốt khi trở thành “người tiên phong” hướng dẫn và hỗ trợ từng nhân sự trong quá trình chuyển đổi. Dần dần, từ e ngại sang chủ động, đội ngũ Nagecco giờ đây xem Base.vn là “xương sống” của hệ thống vận hành.
Dù hơn 50 năm tuổi nhưng Nagecco vẫn liên tục sáng tạo, đổi mới, giữ tinh thần sức trẻ để tiếp tục ghi dấu trong ngành xây dựng. Ảnh: Nagecco.
Hiện tại, Nagecco vẫn đang tiếp tục mở rộng ứng dụng Base ra toàn bộ 450 nhân sự, tiến tới mục tiêu “số hóa 100% quy trình cốt lõi”. Song song, công ty cũng đầu tư vào các giải pháp công nghệ khác, hệ thống báo cáo tự động để hướng đến một hệ sinh thái vận hành đồng bộ, thông minh. Trong 5 năm tới, Nagecco đặt mục tiêu ứng dụng công nghệ vào mọi khía cạnh vận hành: từ quản trị nội bộ, chăm sóc khách hàng đến kiểm soát tiến độ và nguồn lực – từng bước khẳng định vị thế “doanh nghiệp tư vấn số hóa hàng đầu trong ngành xây dựng”.
Hành trình số hóa của Nagecco là minh chứng rõ ràng rằng: công nghệ chỉ phát huy giá trị khi được dẫn dắt bởi con người có tầm nhìn. Từ một đơn vị truyền thống 50 năm tuổi đến một doanh nghiệp vận hành tinh gọn và minh bạch, Nagecco đã cho thấy sự chuyển mình đầy cảm hứng với Base.vn, không phải một cuộc cách mạng ồn ào, mà là sự thay đổi bền bỉ từ bên trong. Và đây, chỉ mới là bước khởi đầu.
