Một quy trình vốn quen thuộc như nhân viên tạm ứng rồi hoàn ứng sau bỗng trở thành rủi ro về chứng từ và thuế. Đây cũng là bài toán mà TPBank hướng tới khi ra mắt tính năng Biz Expense trên TPBank Biz.

Quản trị chi phí: Bài toán mới của doanh nghiệp sau quy định về Thuế

Đối với nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực vận tải, lữ hành hay du lịch, việc tài xế, hướng dẫn viên hoặc nhân viên hiện trường tạm ứng tiền cá nhân để chi trả các khoản như nhiên liệu, lưu trú hay tiếp khách vốn là quy trình quen thuộc. Sau mỗi chuyến đi, nhân viên tập hợp hóa đơn để hoàn ứng, còn bộ phận kế toán thực hiện đối chiếu và hạch toán.

Tuy nhiên, khi Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên phải được thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện khấu trừ thuế, quy trình này bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế.

Nếu nhân viên thanh toán bằng tài khoản cá nhân rồi hoàn ứng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi chứng minh tính hợp lệ của khoản chi trong quá trình quyết toán thuế. Ngược lại, nếu mọi khoản chi đều phải thực hiện chuyển khoản trực tiếp từ tài khoản doanh nghiệp, quy trình phê duyệt qua nhiều cấp trên hệ thống e-banking truyền thống, lại dễ phát sinh chậm trễ, đặc biệt ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ hoặc khi nhân viên đang di chuyển.

Để giải quyết bài toán này, TPBank phát triển Biz Expense trên nền tảng TPBank Biz. Doanh nghiệp chỉ cần thiết lập hạn mức và phạm vi ủy quyền một lần, nhân viên có thể chủ động thanh toán trực tiếp từ tài khoản doanh nghiệp trong phạm vi được cấp, giúp dòng tiền luôn được kiểm soát, đồng thời đáp ứng yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định.

Từ giảm áp lực vận hành đến tối ưu chi phí doanh nghiệp

 Là đơn vị vận hành hơn 80 xe du lịch liên tỉnh, Công ty Lữ Hành TTM từng mất nhiều thời gian đối chiếu chứng từ hoàn ứng, trong khi các khoản chi do tài xế thanh toán từ tài khoản cá nhân cũng khiến việc quyết toán thuế phát sinh thêm nhiều thủ tục.

 Sau khi triển khai Biz Expense trên TPBank Biz, doanh nghiệp cấp hạn mức chi tiêu trực tiếp cho từng tài xế. Mọi khoản thanh toán được thực hiện từ tài khoản doanh nghiệp đến nhà cung cấp ngay trên ứng dụng, vừa đáp ứng yêu cầu về chứng từ thanh toán, vừa giảm đáng kể khối lượng xử lý của bộ phận kế toán.

"Điều chúng tôi nhận thấy rõ nhất là quy trình nhanh hơn, việc đối chiếu chứng từ và quyết toán thuế cũng thuận lợi hơn. Đồng thời, doanh nghiệp không còn phải phát hành thẻ cho từng tài xế, qua đó tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành", ông Trần Minh Tuấn, Giám đốc Điều hành Công ty Lữ Hành TTM, chia sẻ.

 Theo TPBank, mô hình này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có lực lượng nhân sự thường xuyên di chuyển như vận tải, logistics, du lịch, bán lẻ hoặc dịch vụ hiện trường, nơi nhu cầu thanh toán phát sinh liên tục nhưng vẫn đòi hỏi khả năng kiểm soát dòng tiền tập trung.

Công cụ quản trị chứ không đơn thuần là một tính năng thanh toán

Theo đại diện Trung tâm Digital Banking - Khối khách hang Doanh nghiệp TBBank, Biz Expense được phát triển với mục tiêu giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình chi tiêu nhưng vẫn đảm bảo khả năng kiểm soát.

Ngoài việc cho phép thiết lập hạn mức và phạm vi ủy quyền trực tuyến, hệ thống còn tích hợp các lớp bảo mật như Smart OTP, xác thực sinh trắc học và lưu vết giao dịch theo thời gian thực, giúp chủ doanh nghiệp và bộ phận kế toán dễ dàng theo dõi, tra soát và quản lý các khoản chi.

"Điều doanh nghiệp cần không chỉ là một phương thức thanh toán mới, mà là một công cụ giúp cân bằng giữa tính linh hoạt trong vận hành và khả năng kiểm soát rủi ro. Biz Expense được phát triển theo hướng đó, để mỗi khoản chi đều minh bạch và thuận tiện hơn trong quản trị", đại diện TPBank cho biết.

 Khi yêu cầu tuân thủ ngày càng cao, quản trị chi tiêu không còn là công việc của riêng phòng kế toán, mà trở thành một năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Với Biz Expense, TPBank hướng tới đồng hành cùng doanh nghiệp để tạo ra một quy trình chi tiêu số hóa, minh bạch và linh hoạt hơn.